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Politique de confidentialité de TenGO Japon

Responsable du traitement – TenGO Japon est une activité exploitée par Nicolas DELVAUX, entrepreneur indépendant établi en Belgique. En tant qu’indépendant, Nicolas DELVAUX agit en qualité de responsable du traitement des données à caractère personnel collectées via ses services.. TenGO Japon se conforme au Règlement général sur la protection des données (RGPD) et à la loi belge du 30 juillet 2018 relative à la protection de la vie privée

Finalités du traitement – Les données personnelles sont collectées et traitées par TenGO Japon aux fins suivantes :

  • Gestion des réservations et prestations de voyage sur mesure (transport, hébergement, visites, transferts) ;
  • Service client et support (réponse aux demandes d’information, suivi des dossiers, assistance en cours de voyage) ;
  • Communication commerciale (envoi de confirmations, notifications, newsletters et offres promotionnelles, sous réserve de votre consentement) ;
  • Amélioration des services (analyse statistique des voyages et des besoins client, développement de l’application mobile) ;
  • Obligations légales et comptables (facturation, déclarations fiscales, conservation des données requise par la loi).

Base légale du traitement – Conformément à l’article 6 du RGPD, le traitement de vos données repose sur les bases légales suivantes :

  • Exécution du contrat (article 6.1.b RGPD) : les données sont nécessaires à l’organisation et à l’exécution du contrat de voyage que vous passez avec TenGO Japon.
  • Consentement explicite (article 6.1.a RGPD) : lorsque vous acceptez par exemple de recevoir des communications marketing ou de fournir des données sensibles.
  • Obligation légale (article 6.1.c RGPD) : pour satisfaire les exigences fiscales, comptables et réglementaires (conservation des factures, déclarations légales, lutte contre le blanchiment, etc.).
  • Intérêt légitime du responsable (article 6.1.f RGPD) : TenGO Japon peut traiter certaines données pour la gestion interne de la relation client, la sécurité de ses services et la prévention des fraudes, à condition que vos droits fondamentaux n’y soient pas opposés (par exemple, analyse de navigation sur le site pour des statistiques).

Catégories de données collectées – TenGO Japon collecte les catégories suivantes de données personnelles :

  • Identité et contact : nom, prénoms, date de naissance, adresse postale, courriel, numéro de téléphone, pays de résidence.
  • Préférences et informations de voyage : itinéraires souhaités, destinations, préférences d’hôtel ou de transport, informations de vol, numéros de passeport ou de carte d’identité, besoins spécifiques (aide mobilité, régime alimentaire particulier).
  • Données de paiement : informations bancaires ou de carte de crédit (gérées via des prestataires de paiement sécurisés) en vue du traitement des paiements.
  • Données techniques et de connexion : données de navigation (adresse IP, cookies, logs de visite) collectées lors de l’utilisation du site ou de l’application mobile, utilisées à des fins de sécurité et d’optimisation technique.
  • Données sensibles (catégories particulières) : certaines informations sensibles peuvent être collectées exceptionnellement et seulement avec votre consentement explicite ou lorsque la loi l’exige. Cela peut inclure des données de santé (allergies, régime médical spécifique), des convictions religieuses ou politiques (uniquement si vous les communiquez volontairement pour répondre à des demandes particulières), ou des données biométriques nécessaires à l’identification unique. Le traitement de ces données sensibles est strictement encadré : il est interdit sauf exceptions prévues par l’article 9 du RGPD, et n’est réalisé qu’avec une base légale adéquate (consentement explicite, obligations d’intérêt public, etc.)

Modalités de collecte – Vos données sont recueillies par différents moyens :

  • Formulaires en ligne : via le formulaire de contact ou de devis sur le site web TenGO Japon.
  • E-mail et téléphone : lors d’échanges directs (courriels, appels, SMS) avec l’équipe de TenGO Japon.
  • Réseaux sociaux : via les pages officielles de TenGO Japon (Facebook, Instagram, etc.) lorsque vous prenez contact, commentez ou envoyez des messages privés.
  • Application mobile (futur) : via le formulaire de réservation intégré et la carte interactive de l’application TenGO Japon, lors de son déploiement.

Données collectées via les réseaux sociaux – Si vous interagissez avec les pages ou comptes officiels de TenGO Japon sur les réseaux sociaux, nous pouvons collecter les informations personnelles que vous nous communiquez volontairement (par exemple, votre nom d’utilisateur, vos messages, commentaires ou réactions). TenGO Japon n’a pas accès aux données de profil des internautes autres que ce que ceux-ci publient ou nous fournissent eux-mêmes. Nous vous encourageons à consulter les politiques de confidentialité de chaque réseau social. Les données obtenues via ces canaux sont traitées pour répondre à vos demandes ou pour vous fournir les services TenGO Japon, selon les mêmes finalités que ci-dessus.

Destinataires des données – Vos données peuvent être communiquées aux destinataires suivants :

  • Équipes internes de TenGO Japon (service client, marketing, réservation, comptabilité, support informatique, etc.) habilitées à traiter vos données pour les finalités indiquées.
  • Prestataires techniques et hébergeurs liés à la gestion informatique du site et de l’application (hébergement web, services cloud, outils de newsletter, solution de paiement, etc.), sous-traitants soumis à nos instructions et aux obligations du RGPD.
  • Prestataires de voyage et opérateurs de transport : compagnies aériennes, agences de voyages partenaires, chaînes hôtelières, tours-opérateurs (par exemple Booking, Expedia, compagnies aériennes, agences locales au Japon, etc.), nécessaires à l’exécution de votre voyage. Dans ce cadre, TenGO Japon transmet uniquement les données strictement requises pour la réservation ou le bon déroulement des prestations.
  • Autorités compétentes : administrations fiscales, douanières ou judiciaires, sur demande officielle ou en cas d’obligation légale (lutte contre la fraude, demandes d’enquête, sécurité publique).

Transferts internationaux de données – Certains destinataires cités ci-dessus peuvent être établis en dehors de l’Union européenne (notamment au Japon, qui n’a pas de décision d’adéquation de la Commission européenne). Dans ce cas, TenGO Japon veille à ce que les transferts se fassent dans le respect des garanties requises par le RGPD (par exemple, en mettant en place des clauses contractuelles types approuvées par la Commission européenne ou des Règles d’entreprise contraignantes). Si des données sont transférées vers un pays tiers non reconnu « adéquat », nous nous appuyons sur les dérogations et garanties prévues aux articles 46 et 49 du RGPD.

 

Durée de conservation – TenGO Japon conserve vos données personnelles pour une durée limitée aux besoins de chaque finalité :

  • Données contractuelles et de réservation : conservées pendant la durée du voyage et, par la suite, aussi longtemps que nécessaire pour la relation client et pour la preuve des prestations fournies (en pratique, 10 ans après la fin du contrat, conformément à la législation belge en matière comptable et fiscale).
  • Données de facturation et obligations légales : conservées selon les délais imposés par la loi (généralement 10 ans pour les documents comptables et fiscaux en Belgique).
  • Données marketing et de prospection : conservées jusqu’au retrait de votre consentement ou de votre désinscription aux envois (opt-out).
  • Logs de connexion et cookies : conservés sur de courtes périodes pour des raisons de sécurité ou d’analyse (par exemple, journaux de serveur ou cookies de session, généralement quelques mois).
  • Dans tous les cas, les données ne sont pas conservées au-delà de ce qui est strictement nécessaire.

Droits des personnes concernées – Conformément au RGPD, vous disposez des droits suivants sur vos données :

  • Droit d’accès aux données vous concernant (vous pouvez obtenir la confirmation que nous traitons vos données et en demander copie).
  • Droit de rectification (correction de données inexactes ou incomplètes).
  • Droit à l’effacement (“droit à l’oubli”) dans certains cas (si les données ne sont plus nécessaires ou si vous retirez votre consentement, sauf obligations légales contraires).
  • Droit à la limitation du traitement, lorsque vous contestez l’exactitude des données ou vous opposez à leur effacement, le temps que la question soit résolue.
  • Droit d’opposition au traitement de vos données pour motifs légitimes, ainsi qu’au marketing direct (par exemple, vous pouvez vous opposer à recevoir nos newsletters). L’APD rappelle que, en cas d’opposition, l’organisation ne peut plus vous contacter à des fins de prospection commerciale.
  • Droit à la portabilité : recevoir vos données dans un format structuré et couramment utilisé, ou nous demander de les transmettre à un autre responsable du traitement.
  • Droit de retirer votre consentement à tout moment, sans justification, lorsque le traitement était fondé sur votre consentement.
  • Droit de déposer une réclamation auprès de l’Autorité de protection des données belge (APD) si vous considérez que vos droits ne sont pas respectés.

Pour exercer ces droits ou pour toute question relative à la vie privée, vous pouvez contacter TenGO Japon aux coordonnées ci-dessous. Vous devrez fournir une preuve d’identité raisonnable pour la protection de vos données.

 

Mesures de sécurité – TenGO Japon met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles pour assurer la sécurité de vos données :

  • Accès restreint : seuls les employés et sous-traitants autorisés ont accès aux données, via des identifiants sécurisés et des habilitations appropriées.
  • Chiffrement et protocoles sécurisés : les communications sensibles (paiement, connexion au compte) transitent en HTTPS avec chiffrement SSL/TLS. Les données stockées sont protégées par chiffrement et sauvegardes régulières.
  • Sécurité informatique : pare-feu, mises à jour et correctifs appliqués, antivirus et systèmes de détection d’intrusion pour prévenir les attaques.
  • Contrôle interne et audit : TenGO Japon effectue des revues périodiques de ses processus et de ses fournisseurs pour garantir le respect de la politique de sécurité.
  • Sensibilisation du personnel : formation et consignes internes pour que chaque collaborateur traite les données personnelles conformément à cette politique.

Cookies et traceurs – Le site web de TenGO Japon utilise des cookies et autres traceurs pour fonctionner et améliorer l’expérience utilisateur. Conformément à la directive e-Privacy (et sa transposition belge), les internautes doivent être informés et donner leur consentement préalable au dépôt de cookies non essentielscnil.fr. Nous utilisons :

  • des cookies strictement nécessaires au fonctionnement du site (session, authentification, sécurité) – pas de consentement requis.
  • des cookies d’analyse statistique (analytics) pour comprendre l’utilisation du site et l’améliorer (mesure d’audience, performance) – soumis à consentement, vous pouvez les accepter ou les refuser via notre bandeau cookies.
  • des cookies publicitaires ou de marketing (le cas échéant) – uniquement déployés avec votre consentement.

Vous pouvez à tout moment configurer les cookies via les paramètres de votre navigateur ou modifier votre choix dans la bannière de cookies du site.

 

Modifications de la politique – TenGO Japon peut être amenée à mettre à jour cette politique de confidentialité (pour tenir compte d’évolutions légales ou techniques). La date de la dernière révision est indiquée en haut de ce document. En cas de changement substantiel, TenGO Japon informera les utilisateurs par le biais du site web (notification ou bannière) et/ou par email.

 

Contact – Pour toute demande liée à la vie privée (données personnelles, exercice de vos droits, informations complémentaires), veuillez nous contacter par mail en précisant votre demande.

Si vous n’obtenez pas satisfaction dans les 30 jours, vous pouvez également adresser une plainte à l’Autorité de protection des données belge (APD) : Autorité de protection des données, Rue de la Presse 35, 1000 Bruxelles (contact@apd-gba.be)

 

Version du document : rédigé le 28/05/2025 (mis à jour le 28/05/2025)

 

Sources et références légales : RGPD (articles 6, 9, 13, 14, etc.), loi belge du 30 juillet 2018, guide et recommandations de la CNIL et de l’APD. Toutes les dispositions ci-dessus sont conformes aux exigences européennes et belges en matière de protection des données personnelles.

 

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